Rejseudgifter og Diæter: Din Komplette Guide

Når arbejdet kalder, og destinationen er uden for dine vante rammer, følger der ofte udgifter med til transport, overnatning og bespisning. Disse omkostninger er en naturlig del af at drive forretning eller udføre sit arbejde, og heldigvis er der regler for, hvordan du kan få dem dækket eller trække dem fra i dit regnskab eller på din selvangivelse. En central del af dette er begrebet diæter, også kendt som skattefri rejsegodtgørelse.

Denne guide dykker ned i de regler, satser og muligheder, du har som enten selvstændig erhvervsdrivende eller som ansat, når du er på erhvervsrejse. Vi ser på, hvornår du har ret til godtgørelse, forskellen mellem diæter og faktiske udgifter, hvordan du bogfører dem korrekt, og hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med moms og særlige regler.

Hvad er Diæter og Rejsegodtgørelse?

Diæter er en form for skattefri godtgørelse, som en virksomhed kan udbetale til en medarbejder eller en selvstændig (under visse betingelser), for at dække de ekstra udgifter til kost, logi og småfornødenheder, der opstår i forbindelse med en forretningsrejse. Ideen er at kompensere for de udgifter, der er højere end dem, man normalt ville have derhjemme.

Alternativt til at udbetale diæter kan virksomheden vælge at dække de faktiske udgifter, altså de reelle omkostninger til hotel, restaurantbesøg osv., baseret på kvitteringer og bilag.

Hvornår har Man Ret til Diæter?

Retten til at modtage eller fratrække diæter er betinget af specifikke krav. Det er ikke enhver tur væk fra kontoret, der udløser muligheden for skattefri rejsegodtgørelse.

De grundlæggende krav er:

• Rejsen skal vare i mindst 24 timer.
• Du skal overnatte uden for dit sædvanlige hjem.
• Rejsemålet skal være et midlertidigt arbejdssted. Det betyder, at det ikke må være din faste arbejdsplads eller et sted, du arbejder regelmæssigt over en længere periode.
• Afstanden til dit hjem er vigtig. Hvis du med rimelighed kan komme hjem og overnatte, f.eks. med bil, bus eller tog, betragtes det skattemæssigt ikke som en rejse, der berettiger til diæter.

Éndagsrejser, der ikke opfylder kravet om 24 timers varighed og overnatning ude, kan kun fradrages efter de dokumenterede, faktiske udgifter.

Diæter vs. Faktiske Udgifter: Hvad skal Du Vælge?

Som nævnt har du typisk to metoder til at håndtere udgifter til kost og logi på forretningsrejser:

1. Faktiske udgifter: Virksomheden dækker og bogfører de reelle udgifter til kost og logi baseret på indsendte kvitteringer. Alle fradragsberettigede udgifter med bilag trækkes fra.
2. Diæter (Skattefri Rejsegodtgørelse): Virksomheden udbetaler et fast beløb per døgn eller time baseret på statens satser. Medarbejderen eller den selvstændige behøver ikke dokumentere de specifikke udgifter til kost og logi, men skal kunne sandsynliggøre rejsen.

Valget mellem de to metoder er frit, og det er endda muligt at kombinere dem. Det kan ofte give mening at lade virksomheden betale for hotelovernatninger (hvor udgifterne typisk er højere end diætsatsen for logi) baseret på faktiske udgifter, mens man modtager diæter til dækning af kost og småfornødenheder. Denne fleksibilitet gør det muligt at vælge den løsning, der er mest økonomisk for den rejsende eller virksomheden.

Diæter giver især mening, hvis dine rejseudgifter til kost og logi er mindre end de gældende satser. Hvis dine udgifter konsekvent er højere end satserne, vil det ofte være mere fordelagtigt at dække dem efter faktiske udgifter.

Statens Satser for Skattefri Rejsegodtgørelse

Statens satser for skattefri rejsegodtgørelse justeres årligt. Satserne dækker udgifter til logi samt kost og småfornødenheder.

Bemærk, at logigodtgørelsen gives per fulde døgn, mens godtgørelsen for kost og småfornødenheder beregnes per påbegyndt time, hvis rejsen varer mere end 24 timer. Beregningen sker med 1/24 af døgnsatsen pr. påbegyndt time.

Eksempel: En rejse varer 30 timer i 2024.

• Logi: Ét fuldt døgn = 246 kr.
• Kost og småfornødenheder: (574 kr. / 24) * 30 timer = ca. 717,50 kr.
• Samlet godtgørelse: 246 kr. + 717,50 kr. = 963,50 kr.

Disse satser og mere detaljeret information kan altid findes på SKATs hjemmeside.

Befordring og Transportudgifter

Udgifter til transport, såsom tog-, fly- eller busbilletter, er ikke omfattet af diætsatserne for kost og logi. Disse udgifter skal altid bogføres separat baseret på dokumentation (bilag/kvitteringer). De indgår typisk i kategorien 'Rejseudgifter' i regnskabet.

Hvis du anvender din private bil til erhvervsmæssig kørsel på rejsen, kan du få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse efter statens satser for kørsel. Også dette håndteres separat fra diæter for kost og logi.

Krav og Begrænsninger ved Udbetaling af Diæter

Udover de grundlæggende krav om 24 timers varighed, overnatning ude og midlertidigt arbejdssted, er der yderligere regler og begrænsninger:

• Midlertidigt arbejdssted: Afstanden til dit hjem er afgørende. Du har kun ret til diæter, hvis du ikke har mulighed for at overnatte hjemme.
• Reduktion ved fri kost: Hvis din arbejdsgiver (eller hotellet) betaler for dine måltider på rejsen, skal diætsatsen for kost reduceres. Satserne for reduktion i 2024 er typisk:
  • Fri morgenmad: 15% reduktion af kostsatsen
  • Fri frokost: 30% reduktion af kostsatsen
  • Fri aftensmad: 30% reduktion af kostsatsen
  • Fri kost (alle måltider betalt): 75% reduktion af kostsatsen. De resterende 25% dækker småfornødenheder.

For selvstændigt erhvervsdrivende er der et årligt loft for, hvor meget de kan fratrække i diæter. For 2025 er loftet 32.800 kr. (31.600 kr. i 2024). Eventuelle rejseudgifter udover dette loft skal fratrækkes efter dokumenterede faktiske udgifter.

Bogføring af Rejseudgifter

Korrekt bogføring er essentiel, uanset om du vælger diæter eller faktiske udgifter.

Bogføring efter Diæter

Hvis du vælger at udbetale diæter, behøver du ikke gemme og dokumentere hver enkelt kvittering for mad og logi. Du skal dog stadig kunne sandsynliggøre rejsen. Derfor skal du oprette et samlet bilag, der indeholder:

• Formål med rejsen
• Destination
• Rejsens start- og sluttidspunkt
• De anvendte satser (typisk statens satser)
• Det beregnede beløb

I regnskabsprogrammet bogføres diæterne som en udgift under 'Rejseudgifter' eller lignende. Beløbet indtastes, og det er vigtigt at markere det som værende uden moms, da det er en godtgørelse og ikke et køb med moms.

Bogføring efter Faktiske Udgifter

Vælger du at fratrække de faktiske udgifter, skal du gemme alle kvitteringer for hotel, restauranter, caféer osv. Hver kvittering skal bogføres separat, da reglerne for momsfradrag er forskellige for kost og logi.

• Hotelovernatning i Danmark: Typisk 100% momsfradrag.
• Bespisning (restauranter, morgenmad på hotellet) i Danmark: Kun 25% momsfradrag på den del af udgiften, der vedrører bespisning.

I regnskabsprogrammet bogføres disse udgifter ofte under kategorier som 'Repræsentation, diverse' eller 'Rejseudgifter', med korrekt angivelse af momsfradraget (25% eller 100%).

Momsrefusion ved Udenlandske Rejser

Når du rejser i udlandet og betaler for hotel eller bespisning, vil der ofte være pålagt udenlandsk moms. Reglerne for momsfradrag er her anderledes end i Danmark.

• Hvis sælgeren i EU har fået dit firmas CVR-nummer, skal der som udgangspunkt ikke opkræves lokal moms (omvendt betalingspligt). Du bogfører købet uden moms og beregner dansk moms.
• Hvis der er pålagt udenlandsk moms, kan du som hovedregel ikke trække den fra direkte i dit danske momsregnskab. Du kan i stedet søge om momsrefusion i det land, hvor udgiften er afholdt (via SKAT for EU-lande eller direkte hos skattemyndighederne i lande uden for EU).

Der er ofte bagatelgrænser for momsrefusion (f.eks. 50 eller 400 euro afhængig af land). Hvis det samlede momsbeløb fra et land i en periode (typisk et kvartal) er under bagatelgrænsen, kan du ikke få momsen refunderet. I så fald kan du vælge at lade momsbeløbet indgå som en del af den samlede udgift (bogføre udgiften inklusiv moms, men uden momsfradrag) eller bogføre momsbeløbet som en ikke-fradragsberettiget udgift.

Diæter for Ejere vs. Ansatte

Reglerne for håndtering af diæter varierer afhængigt af, om du er ejer af virksomheden eller ansat, og hvilken virksomhedstype der er tale om.

• Enkeltmandsvirksomhed: Som ejer af en enkeltmandsvirksomhed kan du ikke udbetale diæter til dig selv skattefrit. I stedet skal du fratrække værdien af diæterne i virksomhedens regnskab som en driftsomkostning. Dette er et fradrag i virksomhedens resultat, ikke en udbetaling til dig personligt. Som nævnt er der et årligt loft for dette fradrag (32.800 kr. i 2025). Udgifter derudover skal fratrækkes efter faktiske udgifter.
• Selskaber (ApS, A/S): Som ansat eller ejer med løn i et selskab kan du godt modtage skattefri diæter fra selskabet. Det kræver dog, at du modtager en reel løn fra selskabet. Udbetalingen af diæter bogføres som en udgift i selskabet.

Det er vigtigt at være opmærksom på disse forskelle for at sikre korrekt bogføring og overholdelse af skattereglerne.

Den Særlige 25%-Regel for Småfornødenheder

En regel, der ofte giver anledning til spørgsmål, er den såkaldte 25%-regel. Denne regel gælder, hvis du får dækket dine udgifter til kost efter faktiske udgifter (altså mod kvittering) i stedet for at modtage diæter til kost.

Selvom dine måltider er dækket via kvitteringer, kan du stadig modtage en skattefri godtgørelse på 25% af statens standardsats for kost. Dette beløb er beregnet til at dække 'småfornødenheder' som f.eks. en kop kaffe, en avis eller lignende, som du måtte have udgifter til udover de primære måltider.

I 2024 udgør denne godtgørelse 25% af 574 kr., hvilket svarer til 143,50 kr. pr. døgn. Din arbejdsgiver kan vælge at udbetale dette beløb til dig skattefrit. Hvis arbejdsgiveren ikke udbetaler beløbet (eller kun udbetaler en del af det), kan du selv trække differencen fra på din selvangivelse i Rubrik 53.

Denne regel gælder altså kun, når kost dækkes efter faktiske udgifter, ikke når du modtager fulde diæter til kost.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Her besvarer vi nogle af de mest almindelige spørgsmål vedrørende diæter og rejseudgifter.

Hvad er Rubrik 53 på selvangivelsen?

Rubrik 53 på selvangivelsen (oplysningsskemaet) er der, hvor du kan indberette forskellige fradrag relateret til arbejdsrejser og midlertidige arbejdssteder, som ikke er blevet dækket skattefrit af din arbejdsgiver. Rubrikken omfatter:

• Arbejdsrelaterede rejsefradrag for udgifter til kost, logi og småfornødenheder, hvis du ikke har modtaget skattefri rejsegodtgørelse. Du kan enten fratrække de faktiske udgifter (dokumenteret) eller et beløb beregnet efter statens satser.
• Udgifter til dobbelt husførelse, når du har en midlertidig arbejdsplads, der nødvendiggør udgifter til bolig både hjemme og ved arbejdsstedet.

For at få rejsefradrag i Rubrik 53 skal betingelserne for rejsegodtgørelse være opfyldt (rejse i mindst 24 timer, overnatning ude, midlertidigt arbejdssted, udgifter ikke dækket af arbejdsgiver). Hvis du har modtaget en skattefri rejsegodtgørelse, der er mindre end de gældende satser, kan du fratrække differencen i Rubrik 53.

Hvad ligger diæter på i 2024 og 2025?

Satserne for skattefri diæter i 2024 er 246 kr. pr. døgn for logi og 574 kr. pr. døgn for kost og småfornødenheder. I 2025 stiger satserne til 256 kr. pr. døgn for logi og 597 kr. pr. døgn for kost og småfornødenheder. Husk, at satsen for kost og småfornødenheder kan beregnes pr. påbegyndt time ved rejser over 24 timer (1/24 af døgnsatsen). Derudover er der den særlige godtgørelse for småfornødenheder på 25% af kostsatsen (143,50 kr. i 2024), som kan gives, selvom kost dækkes efter faktiske udgifter.

Hvem udbetaler diæter?

Diæter udbetales typisk af den virksomhed, som medarbejderen rejser for. For selvstændige i personligt ejede virksomheder udbetales diæterne ikke skattefrit, men værdien fratrækkes i virksomhedens resultat. For ansatte eller ejere i selskaber, der modtager reel løn, kan selskabet udbetale skattefri diæter. Det er op til en intern aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager, om rejsen dækkes via skattefri godtgørelse (diæter) eller ved dækning af faktiske udgifter.

Må man kombinere diæter og faktiske udgifter?

Ja, det er muligt og ofte fordelagtigt at kombinere de to metoder. For eksempel kan virksomheden dække udgifterne til hotel (logi) baseret på de faktiske udgifter (mod kvittering), da disse ofte overstiger diætsatsen for logi. Samtidig kan medarbejderen modtage skattefri diæter til dækning af kost og småfornødenheder. Dette giver mulighed for at optimere dækningen af rejseudgifterne.

At have styr på reglerne for diæter og rejseudgifter kan spare dig for besvær og sikre, at du får korrekt fradrag eller godtgørelse for dine erhvervsrejser. Konsulter altid SKATs officielle vejledninger eller en revisor, hvis du er i tvivl om specifikke situationer.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Rejseudgifter og Diæter: Din Komplette Guide, kan du besøge kategorien Madlavning.